Πριν τη μηχανογράφηση...
Το αρχείο του Υποθηκοφυλακείου πριν τη μηχανογράφησή του παρουσίαζε αρκετές ελλείψεις και προβλήματα όπως σχεδόν και όλα τα Υποθηκοφυλακεία της χώρας. Για παράδειγμα ονόματα των κληρονομουμένων ή των πωλητών δεν καταχωρούνταν (!!!), για τις γυναίκες άλλοτε καταχωρούνταν με το επίθετο του συζύγου και άλλοτε με το πατρικό επίθετο (παρότι ορίζεται ρητά από το νόμο οι γυναίκες να καταχωρούνται αποκλειστικά με το πατρικό επίθετο), σε πολλά πρόσωπα οι μερίδες ήταν ελλιπείς και σε άλλα περισσότερες από μία.
Η οργάνωση του υποθηκοφυλακείου
Σε πρώτη φάση έγινε η αντικατάσταση όλων των φακέλων με καινούργιους και η τακτοποίηση των μεταγραμμένων πράξεων σε σωστή θέση και σειρά.
Η καταχώρηση στη βάση δεδομένων ξεκίνησε με τα ονόματα που υπήρχαν στο αλφαβητικό ευρετήριο.
Τα λάθη στο χειρόγραφο ευρετήριο (π.χ. μη καταχώρηση κληρονομουμένων) μας οδήγησαν στο να κάνουμε έλεγχο μία – μία πράξη. Με ανάγνωση κάθε πράξης ξεχωριστά (τρέχον αριθμός αρχείων: 8.930!!!!) και αναζήτηση στη βάση δεδομένων βρήκαμε και διορθώσαμε ένα μεγάλο αριθμό λαθών. Καταχωρήθηκαν τα πρόσωπα που δεν είχαν καταχωρηθεί και ελέγχτηκαν οι πολλαπλές μερίδες.
Η 2η φάση ελέγχου
Λόγω των πολλών προβλημάτων που συναντήσαμε αποφασίσαμε την αναβάθμιση της βάσης δεδομένων. Από μια απλή καταγραφή ονομάτων πολιτών (με αριθμούς μερίδων, υποθηκών, εξαλείψεων κ.λπ.) θα περνάγαμε στην πλήρη μηχανογράφηση.
Με την χρήση των βιβλίων μερίδων, υποθηκών, εξαλείψεων, διεκδικήσεων και κατασχέσεων αυτή τη φορά καταχωρήθηκαν όλοι οι αριθμοί των μεταγραμμένων πράξεων στους δικαιούχους. Έτσι ολοκληρώθηκε η 2η φάση ελέγχου στην οποία διορθώθηκε ένας εξίσου σημαντικός αριθμός λαθών.
Η 3η φάση
Στη 3η φάση και την πιο χρονοβόρα έγινε η σάρωση (scanning) όλων των πράξεων. Κατόπιν συνδέθηκαν οι συμβαλλόμενοι με τις αντίστοιχες πράξεις. Σε αυτό το στάδιο ολοκληρώθηκε αυτό που επιζητούσαμε από την αρχή, η εξάλειψη των λαθών και η ταχύτητα στις συναλλαγές με τους πολίτες.
Ηλεκτρονικός έλεγχος
Ολόκληρο το αρχείο του Υποθηκοφυλακείου είναι πλέον μηχανογραφημένο. Η αναζήτηση γίνεται ηλεκτρονικά και όχι με την χρήση καρτελών ή του αλφαβητικού ευρετηρίου όπως συνηθίζεται σε όλα σχεδόν τα Υποθηκοφυλακεία της χώρας. Απλά με την πληκτρολόγηση του ονόματος μπορεί άμεσα ο ενδιαφερόμενος (δικηγόρος, δικαστικός επιμελητής ή απλός πολίτης) να ενημερωθεί αν έχει ανοιχθεί μερίδα σε κάποιο πρόσωπο, ποια συμβόλαια έχουν καταχωρηθεί και αν υπάρχουν ή όχι βάρη και διεκδικήσεις. Περαιτέρω όλα τα σχετικά έγγραφα (συμβόλαια, υποθήκες, διεκδικήσεις) υπάρχουν σε ηλεκτρονική μορφή και μπορούν να εκτυπωθούν για να λάβει άμεσα αντίγραφο ο κάθε ενδιαφερόμενος.
Επίσης η χορήγηση πιστοποιητικών (μεταγραφής, βαρών κ.λπ.) γίνεται ταχύτατα και με ασφάλεια καθώς όλα τα απαραίτητα στοιχεία έχουν ελεγχθεί και διασταυρωθεί πολλές φορές.
Εξ αποστάσεως
Σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος δεν μπορεί να έρθει αυτοπροσώπως μπορεί να αιτηθεί την έκδοση πιστοποιητικών ή την χορήγηση αντιγράφων πράξεων απλά στέλνοντας την σχετική αίτηση με fax ή e-mail. Τα σχετικά αντίγραφα ή πιστοποιητικά εκδίδονται άμεσα και αποστέλλονται στον αιτούντα ταχυδρομικά μέσω των ΕΛ.ΤΑ. ή με ιδιωτική εταιρεία ταχυμεταφορών όπως ο ίδιος επιλέξει. Τα έξοδα εκδόσεως των σχετικών πιστοποιητικών καθώς και τα έξοδα αποστολής τους μπορούν να καταβληθούν με ταχυδρομική επιταγή ή να κατατεθούν σε τραπεζικό λογαριασμό σε κάποια από τις παρακάτω τράπεζες: Εθνική Τράπεζα, Εμπορική Τράπεζα, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank.